Canonical Data Model

Dalam perakitan biasanya baku bakunya bukan dari raw material, oleh karenanya perlu dijelaskan kegiatan pada perusahan tersebut, sehingga terlihat mana kegiatan yang membuat dan mana yang hanya merakit. Dengan demikian proses bisnis dan kegaitan bisnis lebih jelas. Permasalahan dipakai untuk menjelaskan masalah secara umum atau lebih luas, misalnya permasalahan pemasaran. Dengan menggunakan "masalah pemasaran', analisis menjadi lebih terfokus hanya pada proses bisnis pemasaran yang terdiri dari kegiatan bisnis: promosi, layanan pesan barang, mengirim barang, menagih, dan menerima pembayaran. Dari kegiatan bisnis itulah masalah akan mudah diidentifikasi, misalnya, masalah layanan pemesanan barang adalah waktu yang diperlukan dari pelanggan datang sampai terjadi transaksi lama (bila digunakan IT menjadi lebih cepat). Tetapi bila Sdr ingin tetap menggunakan kata permasalahan silahkan saja asal pembicaraan berikutnya menjadi terfokus dan mudah difahami, khususnya untuk analisis BPR/BPM.

Phase 3 dari BPM Implementation Framework

Pada Phase 3 dari BPM Implementation Framework yaitu Technology Foundation, dimana pada tahapan ini proses dan kegiatan yang dilakukan untuk memastikan pihak IT siap dan mampu mendukung inisiatif dari proses bisnis yang ada. Pada phase 3 ini, diharapkan sistem yang sedang berjalan di organisasi, yang awalnya saling terpisah dapat menjadi terintegrasi dengan adanya BPM. Hasil pada phase 3 ini adalah berupa: arsitektur/cetak biru IT, pembentukan alat dan teknologi, pengidentifikasian sistem yg berjalan, kamus sumber data (canonical), portofolio fungsi bisnis initial, pembentukan tim proyek.

Pada phase 4 yaitu BPM Foundation, dimana pada fase / tahapan ini dilakukan kegiatan untuk memastikan platform tempat proyek BPM dibuatkan scope nya dibentuk dan diluncurkan, penentuan ruang lingkup proyek, pemilihan anggota dan struktur tim proyek, penentuan keterlibatan stakeholders, penentuan tujuan awal proses, dan penggunaan arsitektur. Hasil / output pada phase 4 ini yaitu berupa: list stakeholder yang terlibat, komitmen stakeholder, dokumentasi harapan stakeholder, matriks pemilihan proses, daftar proses bisnis & matrik penilaiannya, daftar tujuan proses, manajemen proyek, dan pengembangan bisnis awal.

Referensi:
Jeston, J., & Nelis, J. (2006). Business process management practical guidelines to successful implementations. Edisi 1. Elsevier Ltd. Burlington.

simpulkan pada analisis phase 3 technology foundation, dan phase 4 BPM foundation

Sdr telah memilih organisasi/perusahaan tempat Sdr bekerja/atau yang Sdr tertarik, bidang usaha dan produk yang dihasilkan berbeda. Perusahaan konsultan/software, misalnya, hasilnya adalah “suatu rencana”. Konsultasn software menghasilkan aplikasi. Proses bisnis utamanya adalah bagaimana “rencana/aplikasi” itu dibuat mulai dari studi awal sampai dengan presentasi dan dokumentasi rencana yang diusulkan. Perusahaan perdagangan, mempunyai proses bisnis utama pengadaan barang dari pemasok, pengiriman ke pelanggan, penagihan dan pembayaran dari pelanggan. Sedangkan perusahaan manufaktur, misalnya otomotive, perlu dilihat apakah perakitan atau manufaktur. Proses bisnis utamanya adalah perencanaan produksi, pengadaan bahan baku/sparepart, proses produksi, dan pemasaran. Perhatikan bahwa setiap proses bisnis terdiri dari beberapa kegiatan bisnis (pemahaman ini perlu pada saat sdr melakukan analisa), sedangkan “driver” sangat penting untuk mengidentifikasi “masalah perusahaan” (bukan permasalahan!!!) yang memerlukan BPM.
Pada BPM Implementation Framework phase 1, organization foundation, phase 2 process foundation, phase 3 technology foundation, dan phase 4 BPM foundation, Sdr melakukan analisis dan hasilnya phase 1: visi, misi, tujuan, strategi, sasaran, strategi implementasi yang memperhatikan produk/jasa yang dihasilkan perusahaan, pelanggan, pemasok, sumberdaya, keungulan perusahaan; phase 2: arsitektur proses yang sejalan dengan strategi organisasi.
Pelajari LN, apa yang Sdr simpulkan pada analisis phase 3 technology foundation, dan phase 4 BPM foundation? Ungkapkan dengan jelas keterkaitan dari ke-empat phase ini?.

Jawaban:

*Berikut ini uraian mengenai penjelasan phase 3 technology foundation, dan phase 4 BPM foundation

# Pada phase 3 technology foundation -> tahap yang mempersiapkan keperluan teknologi yang diterapkan untuk mendukung sistem BPM yang saling terintegrasi. Permasalahan yang timbul dari perusahaan PT.Srikandi Diamond Motors (perusahaan yang kelompok kami bahas) yaitu keterlambatan proses produksi. Salah satu faktor yang mempengaruhi masalah itu terjadi yaitu karena kurangnya pengimplementasian sistem informasi dan teknologi IT dalam proses bisnis di bagian produksi. 

* Dengan adanya teknologi, maka sistem yang terpisah akan menjadikan sistem yang saling terintegrasi untuk mendukung proses bisnis di perusahaan, dan permasalahan dapat terselesaikan dengan bantuan menggunakan teknologi IT. Ada beberapa cara dalam mengimplementasikan phase technology foundation, diantaranya yaitu :

1.) Architectural view and blue print

-> Mengidentifikasikan arsitektur enterprise mana yang dipilih dan bagaimana hal ini dikerjakan

-> Mengidentifikasi orang / team dalam melakukan pengembangan solusi middleware (untuk menyelidiki dan menerapkan solusi middleware dalam organisasi)

2.) Tools and Technology e-stablishment

-> Mengidentifikasi solusi middleware

-> Menggunakan standar XML, dan keamanan yang digunakan di perusahaan dalam mengimplementasikan sistem di dalamnya

-> Mengidentifikasi stakeholder dan tim maintenance untuk implementasi, pengembangan, dan pemeliharaan middleware

3.) Legacy System identification and analysis

-> Mengidentifikasi Sistem Legacy yang terlibat (sistem yang ada dalam aliran proses pengembangan BPM, bagaimana cara mengintegrasikannya)

-> Mengidentifikasikan stakeholder dan tim pemeliharaan legacy system (developer, dan maintenance)

4.) Canonical Data Model and Data Source Dictionary

- Mengidentifikasi Sumber data yang terlibat

- Mengidentifikasi tim pemeliharaan sumber data (Pengembang dari sumber data, termasuk dokumen)

- Mengidentifikasi canonical Data Model dan Peraturan Data Transformation

- Menjelaskan bagaimana data diintegrasikan

5.) Initial Business Functionality (Services) Portfolio

- Mengidentifikasi katalog

- Pertimbangkan untuk menggunakan solusi layanan registri matang dan mengikuti standar

- Mengidentifikasi orang / tim yang bertanggung jawab dalam membangun dan mempertahankan katalog layanan

- Menegakkan TI untuk selalu melaporkan dan mematuhi praktek pelayanan katalogisasi dalam organisasi

- Selalu menjaga katalog layanan yang jelas, ringkas, dan up-to-date

# Pada phase 4 BPM foundation -> tahap yang memastikan platform tempat proyek BPM dibuatkan ruang lingkupnya, dibentuk, dan diimplementasikan. Selain itu dalam fase ini, juga ditentukan ruang lingkup proyek, pemilihan anggota dan struktur tim proyek, pembentukan harapan dan keterlibatan stakeholder, tujuan awal proses. 

* Berikut ini langkah-langkah pada tahapan BPM foundation :

1.) Communications

-> Melakukan komunikasi dalam mengimplementasikan proyek

2.) Stakeholders

-> Membangun hubungan dengan stakeholder manajemen

-> Memahami masalah yang terjadi pada proses bisnis

-> Memberikan gambaran yang sangat baik tentang bagaimana bisnis dilakukan

-> Melakukan diskusi dengan departemen IT untuk memberikan gambaran tingkat tinggi tentang bagaimana aplikasi bisnis dan infrastruktur (arsitektur TI) berinteraksi

3.) Workshop: Scope

-> Mendefinisikan cakupan upaya dalam Tahap Perbaikan, setuju dan mendokumentasikan sasaran, ruang lingkup dan pendekatan Tahap Perbaikan

- Melakukan design ulang proses dengan melakukan inovasi proses bisnis

- Melakukan evaluasi rantai nilai industri

4.) Business Case

-> Menyetujui dan mendanai proyek yang diusulkan

-> Memberikan panduan untuk memastikan bahwa proyek berjalan dengan lancar

5.) Project Team

-> Menyiapkan tema project untuk bidang : infrastruktur & arsitektur, Fasilitas Manajemen Koordinasi, Manajemen Mutu, Sumber Daya Manusia Orang-orang Manajemen Perubahan

6.) Initial Project Plan

-> Meliputi tahap Elaborasi secara detail, dengan sedikit tahap improvement

-> Membuat rencana pengerjaan project

-> Model merapikan, meninjau dan menganalisis temuan dalam bisnis tersebut dan mengumpulkan analisis yang lengkap